Tahap requirement
analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan
komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem
menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai,
sehingga mendapat partisipasi yang baik.
Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal. artinya bahwa tidak ada sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat subyektif saja.
Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal. artinya bahwa tidak ada sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat subyektif saja.
METODE ANALISIS
KEBUTUHAN
Perlu
pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement
system. Metode tersebut adalah interviews,
questionnaires, observation, procedure analysis, dan
document survey.
Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam
sebagai berikut:
Tanya jawab (Interviews)
a.Bagaimana metode itu digunakan.
- Pemilihan potential interviewees.
- Membuat perjanjian terhadap potential interview
- Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan
jelas.
- Memilih person yang di interview secara pribadi
dan merekamnya.
b. Target dari metode.
- Kunci pribadi dalam proses DFD.
- Kadangkala melibatkan orang luar, seperti
pelanggan atau vendors.
c. Keuntungan metode.
- Pewawancara dapat mengukur respon melalui
pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai
situasi yang terjadi.
- Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur,
seperti mengapa anda berpikir hal ini
dapat terjadi ?.
- Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.
- Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan
pertemuan.
d. Kerugian metode.
- Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
- Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari
pewawancara.
- Sulit membandingkan laporan wawancara karena
subyektivitas alamiah.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari
personel kunci.
- Test kredibilitas dari interviewees.
- Mencari interview yang unsureness atau
contradictions.
- Memantapkan kredibilitas team.
Beberapa faktor penting dalam interview yang baik,
yaitu objektives, audience, format, weighting
dan combining responses, and docummentation.
Kuesioner (Questionnaires)
a. Bagaimana metode itu digunakan.
- Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner.
- Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja
end-users.
- Struktur respon diringkas dalam statistik
distribusi.
b. Target dari metode
- Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan
dalam proses solusi pemecahan
sistem.
- End-user dihubungkan dengan proses pemakaian
simbol-simbol dalam DFD.
c. Keuntungan metode.
- Murah dan cepat dari pada interviews.
- Tidak membutuhkan investigator yang terlatih
(hanya satu ahli yang dibutuhkan untuk
mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.
- Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan
kuesioner.
- Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua
end-user.
d. Kerugian metode.
- Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi
end-user.
- Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat
menampakkan pribadi end-user.
- Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan
yang kuat untuk mengembalikan
kuesioner.
- Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user
secara spesifik.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti
mendua.
- Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.
- Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.
Observasi (Observation)
a. Bagaimana metode itu digunakan.
- Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi
pengamatan.
- Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan,
termasuk volumen dan pengolahan
lembar kerja.
b. Target dari metode.
- Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam
DFD (Data Flow Diagram)
c. Keuntungan metode.
- Mendapatkan fakta records daripada pendapat
(opinion).
- Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.
- Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu
(end-users tidak mengetahui bahwa
mereka sedang diamati).
- Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari
end-users.
d. Kerugian metode
- Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi
(end-user merasa diamati).
- Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam
satu observasi mungkin tidak tepat
(representative) dalam kondisi harian atau mingguan.
- Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari
analis.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu,
volume dan sebagainya.
- Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu
kejadian yang sebenarnya tidak terjadi
(dibuat-buat).
Tips praktis dalam melakukan observasi :
a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.Terdapat
dua alasan, yaitu : dengan waktu
yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati,
dan akan membiaskan
permasalahan yang sebenarnya.
b. Buat catatan yang ringkas.
c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor
dan pemakai yang terlibat tentang apa
yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan,
sehingga akan mengurangi gangguan.
d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi
yang dibutuhkan bersama.
e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana..
1. PROSEDUR
ANALISIS (PROCEDURE ANALYSIS)
a. Bagaimana metode itu digunakan.
- Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan
mengidentifikasikan aliran dokumen
kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data
flow diagram (DFD).
- Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur
operasi sistem.
- Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan
daripada mendeskripsikan volume
distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang
selanjutnya dikerjakan terhadap
salinan dari dokumen aslinya.
b. Target dari metode.
- Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram)
- Proses dalam DFD.
c. Keuntungan metode.
- Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur
tangan (interferences) yang
minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.
- Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah
struktur checklist untuk melakukan
observasi.
d. Kerugian metode.
- Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to
date lagi.
- Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu
dan keahlian analis.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat
membantu perancangan yang
baik.
- Tim analis tidak secara total familiar dengan
aliran dokumen.
- Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu
kerjanya fungsi.
2. PENGAMATAN
DOKUMEN (DOCUMENT SURVEY)
a. Bagaimana metode itu digunakan
- Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan
(physical data flow diagram).
- Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.
- Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk
record data, meliputi field (ukuran dan
tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya
(coding structure).
b. Target dari metode.
- Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow
diagram (DFD).
c. Keuntungan metode.
- Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.
- Permulaan elemen kamus data.
- Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi
major procedural.
d. Kerugian metode
- Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi
bisnis yang mengalami
kebanjiran dokumen dan laporan).
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain
(selama kegiatan analisis, dalam
memperjelas desain sistem yang baru dan analisis
dokumen dapat membantu untuk
menentukan tugas perancangan selanjutnya).
3. SAMPLING
Sampling
dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk
memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan
keahlian statistik supaya tidak mengalami
kegagalan atau ancaman.
Kendala sumber daya
a. Waktu
Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam
kerangka kerja sejak sistem mengalami
penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini
dapat mempengaruhi analis untuk
mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak
mungkin dioperasikan dalam waktu yang
singkat. Oleh karena itu perlu membutuhkan waktu
yang cukup supaya memiliki kelonggaran
waktu sehingga dapat membuat alternatif yang paling
baik.
b. Uang
Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya
yang mahal, sehingga membutuhkan
pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena
terjadi persaingan dengan para pesaingnya
dimana mereka menanamkan investasi yang besar dalam
sistem informasinya.
c. Keahlian
Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki
pengetahuan atau pengalaman yang cukup
seperti masalah telekomunikasi, integrasi database,
dan interactive setting. Perusahaan dapat
mengkontrak konsultan untuk menambah kemampuan
mendesain. Hal ini nantinya akan
diperhadapkan pada kendala biaya yang dikeluarkan
untuk tenaga konsultan.
d. Teknologi
Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah
utama dalam mendukung kerja sistem,
sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi
terus-menerus, yang konsekuensinya
terjadi pengeluaran biaya yang besar dan jangan
sampai teknologi yang dipakai ketinggalan
dari para pesaingnya.
e. Faktor ekternal
Banyak kendala yang datang dari luar setting design,
seperti pencegahan menggunakan
teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah
memelihara data lokal dalam sebuah
sistem database pusat, dan sebagainya.
4. DOKUMEN
ANALISIS KEBUTUHAN
a. Arahan (conduct) analisis
- Hubungan dengan pemakai akhir
- Menganalisa records, forms dan laporan
- Pengamatan proses.
- Menganalisa metode yang digunakan.
- Permasalahan dalam pengumpulan data.
b. Kebutuhan pemakai.
- Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.
- Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya).
- Kebutuhan pelatihan.
- Pengaruh sistem baru.
c. Kendala sistem.
- Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian,
teknologi dan faktor ekternal.
- Realistik sistem.
d. Dokumentasi.
- Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner,
interview).
- Konsensus statistik.
- Aliran data secara logikal dan phisik.
- Element awal dalam kamus data.
Tidak ada komentar: